In april 2010 is het rapport “Willem II gezond terug in de Tilburgse samenleving” (beter bekend als “het rapport van de Wijze Mannen”) gepresenteerd. In dat rapport is de huidige organisatiestructuur met een directie, een raad van commissarissen (RvC), een Stichtingsbestuur (SB) en een Clubraad opgezet. Sinds 2010 is onze club op die manier georganiseerd.
Twaalf jaar later vonden deze bestuursorganen het tijd deze beleidsstructuur te evalueren. Niet omdat men ontevreden is met de huidige structuur, maar om te kijken wat er eventueel beter kan. Deze evaluatie is de laatste maanden uitgevoerd door een Evaluatiecommissie bestaande uit de directie van Willem II en afvaardingen uit de RvC, het SB en de Clubraad. Om objectiviteit te waarborgen is gekozen voor een onafhankelijke voorzitter, deze rol is ingevuld door Hennie Henrichs, erevoorzitter van Ajax.
Na gesprekken met alle betrokkenen, waaronder ook de besturen van alle geledingen die zitting hebben in de Clubraad, en scherpe onderlinge discussies tussen de commissieleden heeft de Evaluatiecommissie op 29 juni jl. aan alle betrokken haar rapport “de viereenheid van bestuur” gepresenteerd. Op 13 juli jl. heeft de Clubraad over dit rapport gestemd en het rapport inclusief al haar aanbevelingen en enige aanpassingen aanvaard. Het hele rapport is onder dit bericht voor iedereen te downloaden. De belangrijkste conclusies hebben we hieronder alvast even op een rijtje gezet.
De organisatiestructuur staat als een huis
De structuur zoals opgezet door de “Wijze Mannen” staat als een huis. Er is niemand die daar ook maar iets aan wil veranderen. Wel is niet bij iedereen duidelijk wie nu waar verantwoordelijk voor is en welke taken en bevoegdheden alle bestuursorganen precies hebben. Om dit op te lossen is voorgesteld dit nader uit te werken in een document waarin alles in klare maar makkelijke taal beschreven wordt. En ook al zijn de statuten juridisch leidend, dat document is in de dagelijkse praktijk het leidende handboek.
Sterke mensen langer behouden
Vanuit alle organen is een duidelijk signaal gegeven dat men goede mensen langer wil kunnen behouden voor onze club. Op dit moment geldt voor iedereen dat men twee termijnen van drie jaar aan kan blijven. Om aan deze wens gehoor te geven is besloten dat het voor alle organen behalve de directie (die zijn immers in dienst) mogelijk zal worden voor drie termijnen van drie jaar benoemd te worden. Er is gekozen voor drie termijnen, omdat er dan twee uitgebreide evaluatiemomenten zijn waarop kritisch naar het functioneren van de betreffende persoon gekeken zal worden.
Er komt een nieuwe Benoemingsadviescommissie (BAC) met daarin opgenomen één lid van de Clubraad, één lid van de RvC en één lid van het SB en 3 externe leden, waaronder een onafhankelijk voorzitter met Willem II DNA. Deze BAC wordt ingeschakeld voor werving en selectie van mensen, maar eveneens voor het uitvoering geven aan een zorgvuldige evaluatieprocedure. De beide andere externe leden worden gezocht om expertise op het gebied van psychologie, werving en selectie, alsmede HR (Human Resource) management in de BAC te kunnen krijgen. Herbenoeming mag namelijk nooit vanzelfsprekend zijn. Herbenoeming volgt, zowel na de eerste als de tweede termijn, enkel na positieve evaluatie door de benoemingsadviescommissie (BAC). Voor de tijdelijke situatie is ervoor gekozen de huidige benoemingscommissie nu te continueren tot de BAC rond is. Deze commissie wordt tot die tijd wel aangevuld met een onafhankelijk voorzitter en een lid van de RvC en het SB.
Transparantie
De zojuist genoemde (her)benoemingstoets wordt uitgevoerd door de BAC. Dit is een adviescommissie met een onafhankelijk voorzitter en twee onafhankelijke leden met veel kennis op het gebied van HR aangevuld met één persoon uit de RvC, één persoon uit het SB en één persoon uit de Clubraad. Deze adviescommissie zal de evaluatie- en de sollicitatiegesprekken voeren en daarna met een advies komen of een kandidaat voor benoeming wordt voorgedragen of een persoon wel of niet voor herbenoeming in aanmerking komt. Het betreffende orgaan dient vervolgens een besluit te nemen. De BAC heeft een rol bij de aanstellingen / benoemingen van Directie, RvC en SB.
Effectiever en krachtiger vergaderen in de clubraad
De Clubraadvergaderingen worden qua inhoud als ondermaats ervaren. Zo vindt de Clubraad zelf dat er meer en scherper gediscussieerd moet worden. Om dit te verbeteren zijn een aantal aanpassingen voorgesteld. Allereerst wordt het Meerjarig Beleidsplan de leidraad voor Clubraadvergaderingen. Elke vergadering worden de kritieke prestatie indicatoren (KPI’s) die aan dit plan verbonden zijn gepresenteerd en wordt er dieper op één van de doelstellingen uit het plan ingegaan. Dit moet de Clubraad meer houvast geven. Daarnaast zal de Clubraad voortaan bestaan uit 14 zetels (voorheen 20). Alle gremia, waaronder (nieuw) ook Willem II Betrokken, krijgen twee zetels. Vanwege het grote belang van deze groepen krijgen de supporters en de sponsoren wel een extra stem zodat hun twee zetels drie stemmen vertegenwoordigen.
Klaar voor de toekomst
De uitwerking van het rapport dient te worden opgenomen in de Statuten van de Stichting en indien nodig BVO. Met deze aanpassingen is de structuur van Willem II klaar voor de toekomst. Om te bekijken of alle wijzigingen ook leiden tot het gehoopte effect is afgesproken over twee jaar een eerste evaluatie te houden.
Het rapport is in het kader van transparantie inclusief de amendementen via onderstaande button in te zien.