Notulen ALV Supportersclub Willem II van 9 september 2024

  1. Opening door de voorzitter

Onze voorzitter, Jan van den Dries, heet iedereen welkom op de Algemene Ledenvergadering van de Supportersclub Willem II. Een ledenvergadering van een Supportersclub van een club die gelukkig weer in de Eredivisie speelt. Want de KKD is leuk, mede omdat je veel wint, maar een uitwedstrijd naar Jong AZ of Jong Utrecht gaat snel vervelen en dan gaan we toch liever met elkaar naar de Kuip of de Arena.

We starten de vergadering traditioneel met één minuut stilte voor de leden van de supportersclub die afgelopen seizoen zijn overleden.

  1. Mededelingen van de secretaris

De secretaris, Fons de Kok, geeft een overzicht van de afmeldingen voor deze algemene ledenvergadering. Dat zijn: Antoine Heijstek, Enrico v.d. Elshout, Josette de Kok van Esch, Tuur Robben, Jeroen v.d. Sande, Barbara Buster en Ron Massuger.

Daarnaast maakt Fons van de gelegenheid gebruik om aan te geven dat de leden die aanwezig zijn hun ledengeschenk kunnen afhalen na de vergadering. De totstandkoming van het ledengeschenk is toch altijd weer een klusje. Je moet steeds weer wat nieuws verzinnen. Dit jaar was een bijzonder jaar, promotie en daarna het kampioenschap en een mooie huldiging op de Heuvel. Het mooiste van de huldiging vond Fons de toespraak van Freek Heerkens. Daar moesten we iets mee doen. We zijn gaan nadenken en toen ontstond het idee voor dit ledengeschenk: een notitieboekje met de beeltenis van Freek en zijn spreuk Willem II is meer dan voetbal. Op LinkedIn kwam Fons een mooi plaatje tegen van Freek gemaakt door Nico. Snel werd er contact gelegd met Nico en hij stond positief tegenover dit idee, we mochten zijn plaatje gebruiken. Tijdens de algemene ledenvergadering wordt het eerste exemplaar van het ledengeschenk uitgereikt aan Nico en de leden mogen het ledengeschenk na de vergadering op komen halen.

3. Goedkeuring notulen Algemene Ledenvergadering van 5 september 2023
De notulen worden pagina voor pagina doorgenomen. Iemand stelt een vraag of er schot zit in het krijgen van goede WiFi in het stadion. Fons geeft aan dat dit is aangegeven bij Willem II maar dat het geen prioriteit heeft. Voor het overige zijn er geen opmerkingen over het verslag en wordt het verslag goedgekeurd.

4. Jaarverslag van de secretaris

Fons doet als secretaris kort verslag van hetgeen er zich afgelopen seizoen allemaal heeft voorgedaan. We hebben 1.517 betalende leden (individuele leden) en 260 unieke hoofdleden van een familielidmaatschap. We zitten ten tijde van deze vergadering op ruim 2.500 leden. Dat is dus inclusief de familieleden.

De Supportersclub heeft de gebruikelijke activiteiten weer georganiseerd. Denk aan het tweewekelijks bezoek aan de uitwedstrijden, Sinterklaasviering, (kinder)bingo, Engeland- en Duitslandreis. Daarnaast maakt de Supportersclub onderdeel uit van het Supporterscollectief Willem II. Ook in dat kader zijn er verschillende acties geweest. Fons heeft namens de Supportersclub zitting in de Clubraad en de Supportersclub heeft met vier personen zitting in het Supportersplatform. Jack Nouwens zit ook in het platform en licht kort toe wat er zoal besproken wordt in dat platform. Daarin is het de afgelopen periode veelal gegaan over de stadionverbouwing, de horeca en de veiligheid binnen het stadion. Er wordt een vraag gesteld of er iets gedaan wordt met de opmerkingen die gemaakt worden in het platform. Fons geeft aan dat we het eerste platform met Merijn nog moeten hebben maar dat we Merijn inmiddels een beetje kennen en de indruk hebben dat hij openstaat voor opmerkingen en suggesties vanuit de supporters.

Jelle heeft nog een filmpje gemaakt met een overzicht van alle activiteiten die het afgelopen seizoen hebben plaatsgevonden. Jelle wordt hartelijk bedankt voor het maken van het filmpje.

5. Jaarverslag van de penningmeester

Erwin geeft een toelichting op de financiële cijfers van de Supportersclub Willem II. Hij geeft een inkijkje in de cijfers en analyseert o.a. de grootste verschillen. Er was o.a. een negatief bedrag begroot van € 1.250,– het resultaat was echter € 5.496 positief. Dus dat is een geweldig mooi resultaat. Dit is met name veroorzaakt door positieve resultaten bij de posten busreizen, kerstbingo en consumpties op kantoor. Er waren ook een aantal verklaarbare verschillen ten opzichte van de begroting. Zo hebben we meer mediakosten gemaakt vanwege een extra uitgave van de Willem II’er in verband met de kampioensspecial.


Supportersacties zijn ook hoger uitgevallen. Ten aanzien van de drankverkoop is ook het punt statiegeld besproken. We betalen sinds kort statiegeld, maar we zamelen het niet in. Dat is dus een kostenpost. In eerste instantie was het idee om het te gaan sorteren maar dat bleek een grote plekzooi (op z’n Tilburgs). Op de reis naar Bristol City en naar Feyenoord hebben we het geprobeerd maar de uitkomst was dat het erg vies is. Daarom hebben we voorlopig besloten om het niet meer te doen. We hebben ook nog aan Amarant gevraagd om het te doen, maar men gaf ook aan dat ze dat niet door hun cliënten wilden laten doen. Toen is er iemand gevonden die de blikjes wel mee wilde nemen. Dus voorlopig komt hij de blikjes ophalen na de uitwedstrijden. De blikjes bij de thuiswedstrijden zamelen we netjes in en die schenken we aan Amarant.

De uitleg van Erwin was duidelijk en verder waren er geen vragen.

6. Advies kascontrolecommissie

Marion Vogels doet verslag van de bevindingen van de kascontrolecommissie (KKC). Hieronder haar verslag.

 

Constateringen 

We zijn gastvrij ontvangen in de ruimte van de supportersclub (pragmatische overwegingen). Jan van Gestel kon hier helaas niet bij aanwezig zijn.

Uitleg

We zijn gestart met een uitleg van Erwin inzake de balans, resultatenrekening en onderliggende posten.

  • De KCC heeft door middel van saldivergelijking op de mobiele telefoon de saldi op de balans gecontroleerd met de saldi op de bank (saldi bank = saldibalans). Akkoord.
  • De KCC heeft de kas geteld en gecontroleerd met de saldi op de balans. (Saldi kas =. saldibalans). Akkoord.
  • Controle eindbalans vorig boekjaar = beginbalans huidig boekjaar. Akkoord.
  • De post liquide middelen op de bankrekening is relatief hoog. Oorzaak hiervan zijn de inmiddels ontvangen betalingen voor de reis naar Bristol die in augustus (nieuw boekjaar) moet plaatsvinden. Het aanwezige kasgeld is conform adviezen relatief laag waarvoor complimenten.
  • Realisatie boekjaar 23/24 ten opzichte van begroting 23/24: € 5.496 positief t.o.v. € 1.250 negatief.
  • Kerstbingo groter resultaat dan begroot.
  • ICT-kosten lager dan begroot (o.a. geen server meer nodig).
  • Minder evenementen dan begroot.
  • Drankverkoop in bussen en op kantoor.
  • Hogere mediakosten door voornamelijk de extra kampioensspecial.
  • Het eigen vermogen is gestegen van € 49k naar € 55k.

Steekproeven

De KCC heeft een aantal steekproeven genomen; mediakosten en busreizen.

We kregen direct een uiterst transparant overzicht in de gemaakte transacties. 

Facturen waren genummerd aanwezig.

Begroting 2024/2025 is niet besproken; was nog niet gereed.

Adviezen

In de balans de benaming “overige schulden” wijzigen in “vooruit ontvangen bedragen”. Betreft de ontvangsten voor de reis naar Bristol.

Conclusie

De vragen van de leden van de kascontrolecommissie zijn direct en naar tevredenheid door de penningmeester beantwoord.

De kascontrolecommissie heeft haar controles afgerond en de penningmeester bedankt voor de gastvrijheid en de open en transparante inzage in de financiële administratie van de Supportersclub Willem II.

De kascontrolecommissie heeft geen verdere adviezen uitgebracht.

De kascontrolecommissie ontvangt graag de begroting 2024/2025 ter bespreking.

Het advies is decharge te verlenen aan de penningmeester voor het seizoen 2023/2024.

Dan hebben we nog het rooster van aftreden besproken van de kascommissieleden.

Barbara Buster is aftredend. De vergadering wordt gevraagd of er mensen zijn die interesse hebben om zitting te nemen in de kascontrolecommissie. Erik van Oers heeft aangegeven interesse te hebben, hij zal Barbara vervangen. Het rooster van aftreden ziet er dan vervolgens als volgt uit:

September 2025: Jan van Gestel aftredend.
September 2026: Marion Vogels aftredend.
September 2027: Erik van Oers aftredend.


7. Goedkeuring begroting seizoen 2024/2025

Erwin neemt de leden mee door de begroting voor het seizoen 2024/2025. Het bestuur heeft een begroting gemaakt en deze presenteren we. Lidmaatschappen stellen we naar boven toe bij. Dat is wel een trend dat het aantal leden blijft stijgen. De loterij loopt ook goed, dus die verhogen we ook. Wat betreft consumpties kantoor verwachten we minder opbrengsten: drank is duurder en statiegeld is kostenpost; daarnaast zijn we voortaan in de rust dicht dus dat scheelt ook omzet.

Op de begroting stond ook de term maatschappelijk verantwoord ondernemen. De leden stelden de vraag wat we hiermee bedoelen. Dat gaat over het steunen van Willem II Betrokken dan wel de jeugdopleiding van Willem II. Het is ook niet zo dat we direct gewoon geld over willen maken maar we willen leuke dingen organiseren en daarmee geld verdienen dan wel impact maken.

Na beantwoording van alle vragen wordt gevraagd of de leden de begroting goedkeuren. Dat is het geval.

8. Bestuursverkiezing

Dan komen we aan bij de bestuursverkiezing. Twee leden uit ons bestuur zijn aftredend:

– Jan van den Dries (voorzitter) is aftredend en herkiesbaar.
– Jeroen van den Assem (bestuurslid mediazaken) is aftredend en niet herkiesbaar.

Er heeft zich één kandidaat gemeld om de taak van Jeroen over te nemen.

Maar voor we dat gaan behandelen staan we stil bij het afscheid van Jeroen. In de zomer van 2019 overleed Henk van Meel plotseling. Dat was een schok voor velen rondom Willem II. Henk zat weliswaar niet meer in het bestuur maar was wel de drijvende kracht achter ons blad de Willem II’er. Met het wegvallen van Henk moesten we op zoek naar iemand anders die het blad kon gaan coördineren. We hebben als bestuur met elkaar overleg gehad en unaniem kwam de naam van Jeroen naar voren als zijnde de persoon die de kar moest gaan trekken. Jeroen was al redacteur en wist dus hoe zaken liepen. Jeroen is in 2021 in het bestuur gekomen en heeft goed werk verricht voor de Supportersclub. We danken Jeroen heel hartelijk voor zijn inzet ten behoeve van de Supportersclub Willem II.

Jeroen geeft aan dat hij terugkijkt op een mooie tijd in het bestuur van de Supportersclub maar dat hij meer tijd wil doorbrengen met zijn gezin en daarom heeft gekozen om te stoppen. Jeroen blijft Willem II wel volgen en zal ook wedstrijdverslagen en voorbeschouwingen gaan schrijven voor Willem II. Jeroen wordt nogmaals bedankt voor zijn inzet!

Dan de bestuursverkiezing. Jan is aftredend en herkiesbaar en Kim Kops heeft zich kandidaat gesteld voor de functie van bestuurslid om Jeroen op te volgen. Het bestuur heeft al kennis gemaakt met Kim maar de meeste aanwezigen zullen Kim nog niet kennen. Kim stelt zich kort voor aan de aanwezige leden.

Jan en Kim nemen plaats in de zaal en er wordt een stemcommissie in het leven geroepen. Coby en Saskia zijn de stemcommissie vanavond. De stembiljetten worden uitgedeeld en na het stemmen en het tellen van de stemmen is de uitslag van de verkiezing als volgt:

Jan herkozen met 28 stemmen voor en 5 stemmen tegen.
Kim gekozen met 31 stemmen voor en 2 tegen.

Jan spreekt namens het bestuur de felicitaties uit aan Kim met haar verkiezing en wenst haar succes. Fijn dat er weer een vrouw in ons bestuur zit.

9. Rondvraag

-Een van de leden constateert dat er veel drank gebruikt wordt in de bus en vraagt of dat het bestuur daar beter op wil letten. Arvid geeft aan dat we de afgelopen jaren al terug zijn gegaan in het meenemen van drank. Mensen nemen echter soms ook zelf drank mee. Daar gaan we ook beter op letten in samenspraak met de stewards. Daarnaast kijken we ook of we niet direct allemaal sixpacks verkopen. Ben je met zes personen dan kun je een sixpack kopen maar ben je met zijn tweeën dan niet.

-Een ander lid stelt een vraag over de reis naar Bristol. Dit was een mooie ervaring! Gaat het bestuur dit nog evalueren met Willem II om te kijken of er een traditie van gemaakt kan worden? Het bestuur neemt dit mee in overleg met Willem II. Iedereen is enthousiast maar of het traditie kan worden hangt van veel factoren af. Belangrijkste is natuurlijk het speelschema en de voorbereiding van de clubs. Daarnaast is het ook zo dat er vaak een prijskaartje aan dat soort wedstrijden hangt dus of het een traditie gaat worden is de vraag. Een ander lid vraagt nog in welke gremium het bestuur zich hard gaat maken voor de reis naar Bristol. Dat zal onder andere zijn in het supportersplatform, maar ook in de overleggen die we 1 op 1 met Merijn hebben en daarnaast zal dit vanuit het collectief ook gemeld worden bij de directie. Maar er zijn sowieso mooie contacten gelegd: zo komen er vijf supporters uit Bristol naar Nederland om met ons Ajax – Willem II te bezoeken.

-Er wordt ook een vraag gesteld over roken in het stadion. Er zijn geen rookplaatsen meer in het stadion. Is daar een oplossing voor? Die oplossing is er nog niet, is aangegeven bij Willem II in het supportersplatform.

-Er is een vraag gesteld door een lid over het vertrek van onze drankinkoper. De drankinkoper is met de stille trom vertrokken; wat is daar de reden van? Om privacyredenen gaan we daar als bestuur niet al te diep op in. Daarnaast zou hij na het afgelopen seizoen toch stoppen. Inmiddels hebben we afspraken met Jumbo Lieve-Vrouweplein en die komen de drank voortaan bij ons bezorgen. Vervolgvraag is of hij nog in het zonnetje gezet wordt voor zijn taken als vrijwilliger. Hierop reageert de voorzitter met de mededeling dat hij nu niet bedankt wordt, omdat hij tot 1 januari geschorst is.

-Vervolgens is er een vraag gesteld over de zittingstermijn van bestuursleden. Mag iemand drie keer herkozen worden? Fons geeft antwoord op deze vraag. In de statuten staat geen maximale zittingstermijn. We hebben dit onderwerp na de fraudezaak destijds wel besproken. Maar de conclusie was toen dat we de termijn wel kunnen bekorten dat mensen in het bestuur zitten, echter in de huidige tijd moet je blij zijn als je goede mensen bereid vindt om zitting te nemen in een bestuur. Dan zou het jammer zijn als die bereidheid beperkt wordt, doordat iemand slechts drie termijnen zitting mag hebben. Daarnaast ligt de macht ook bij de leden. Als mensen niet tevreden zijn over een bestuurslid, dan kunnen ze in de ALV daar vragen over stellen dan wel een lid wegstemmen in het meest extreme geval.

Een van de leden stelt de vraag of er een jaarkalender van de activiteiten gemaakt kan worden. Dat gaan we doen!

-Een van de loterijvrijwilligers stelt een vraag of de verkoop van loten gepromoot kan worden door het bestuur. Dat gaan we ook oppakken. Vanuit een lid werd de volgende opmerking gemaakt: “loop de wachtrijen bij de poortjes langs, dan verkoop je veel loten.”

-Een lid vraagt bij welke Jumbo je de tas met Willem II-bedrukking kunt kopen. Dat is bij de Jumbo aan het Lieve-Vrouweplein.

-Een lid vraagt naar het doel van de Supportersclub ten aanzien van het aantal leden. Ledenstijging is geen doel op zich, maar we willen wel groeien. Bij verkoop van uitkaarten controleren we goed of iemand lid is als iemand geen lid is dan vragen we lid te worden of moet die persoon € 10,– bij betalen.

-Een lid vraagt of de kaartjes bij alle stadions even duur zijn. Dat is helaas niet het geval. Wel is het zo dat er combikorting geldt als we met combi moeten reizen.

=Dan wordt er nog een vraag gesteld of Willem II heeft meebetaald aan het warme welkom van uitsupporters in het uitvak (de banners die we ophangen). Antwoord is: “nee, dat heeft de supportersclub gedragen.” Willem II hangt wel de doeken op voor ons. Daarna ontstaat nog discussie over de kleur van de spandoeken. Die is goud met blauw. Het betreffende lid vond de kleur bijna zwart-geel!

10. Sluiting

Na de rondvraag wordt iedereen door de voorzitter bedankt voor zijn of haar aanwezigheid en daarnaast dank voor het vertrouwen in het bestuur. De bar is open en er komt nog een hapje langs. Vergeet niet het ledengeschenk mee te nemen voordat je weggaat.